برنامه های بهبود عملکرد (PIP) - یک راهنمای کامل

شکی نیست که وضعیت دشواری است. اگر کارمندی عملکرد ناکافی داشته باشد، بحث کردن بدون ایجاد توهین ممکن است مشکل باشد.

با این حال، این مکالمه ای است که باید انجام شود، به خصوص اگر کمبود بهره وری شروع به تأثیرگذاری بر دیگران کند.

مهم است که تعادلی بین تلنگر دادن به یک کارمند در جهت درست و حمایت از رشد و شادی او در محل کار پیدا کنید. زمانی که کارمند خودش موضوع را تشخیص ندهد، این موضوع حتی پیچیده تر می شود.

در این شرایط، بهترین رویکرد اجرای یک برنامه هوشمند بهبود عملکرد است که کارمندی را که در تلاش برای موفقیت است، تشویق کند. بنابراین، بیایید نگاهی به این بیندازیم که بهبود عملکرد کارکنان چه زمانی باید اجرا شود و چگونه باید باشد.

برنامه بهبود عملکرد چیست؟

خوب، این کاملاً توضیحی است، اما به بیان ساده، یک برنامه بهبود عملکرد (PIP)، یا گاهی اوقات به عنوان بررسی عملکرد شناخته می شود، معمولاً یک سند رسمی است که هر گونه مسائل عملکرد موجود را تشریح می کند، در حالی که اهدافی را برای مقابله با مسائل بهره وری مشخص می کند..

می توانید یک PIP را با کارنامه های قدیمی مدرسه خود مقایسه کنید. اگر به خاطر داشته باشید که اینها عملکرد، موفقیت ها، چالش ها و اهدافی را که باید برای آنها هدف داشته باشید، مشخص کرده اند. این چیدمان دقیقاً همان چیزی است که شما می توانید انتظار داشته باشید که یک PIP شبیه آن باشد.

معیارهای "موفقیت" یک برنامه بهبود عملکرد می تواند هر چیزی باشد، از تکمیل آموزش اضافی تا بررسی منظم تر با یک مدیر، بسته به موقعیت و اهداف شرکت و کارمند.

چرا برخی از کارمندان به یک برنامه بهبود شخصی نیاز دارند؟

PIP ها برای کارمندانی طراحی شده اند که در برخی از اشکال کار می کنند.

این لزوماً به این معنی نیست که آنها به اندازه کافی سخت کار نمی کنند. کاملا برعکس. ممکن است یک کارمند القاء یا آموزش کافی نداشته باشد، پس از بازگشت از مرخصی یا اخراج، تجربه ای دردناک داشته باشد، از ابزارهای مناسب درگیر کردن کارمندان استفاده نکرده باشد، یا چرخشی در مدل کسب وکار شما وجود داشته باشد. به همین دلیل است که قبل از تنظیم یک برنامه بهبود عملکرد، شناسایی علت اصلی مشکلات عملکرد بسیار مهم است. این کار را می توان با استفاده از الگوی تحلیل علت ریشه ای انجام داد.

دلایل زیادی وجود دارد که یک برنامه مدیریت عملکرد یک اقدام مناسب است، اما موضوع مشترک این است که، از منظر مدیریت، شما مایلید تغییری در عملکرد آنها مشاهده کنید.

در اینجا برخی از رایج ترین دلایلی که عملکرد یک کارمند برآورده نمی شود انتظارات شما است:

فشار بهزیستی

اگر عملکرد فرد به طور ناگهانی کاهش یابد ، عوامل استرس زا خارجی می توانند علت باشند. مسائل شخصی یا حرفه ای می تواند در قضاوت خطای لحظه ای ایجاد کند ، یا منبع حواس پرتی باشد. بنابراین ، در این موارد ، شما باید قبل از شروع روند PIP با همکار خود یک گپ صادقانه داشته باشید.

عدم قدردانی

همه می خواهند احساس قدردانی کنند و عدم تشخیص بهترین استعداد شما باعث می شود شما با یک تیم ناامید کننده شما را ترک کند. خبر خوب این است که شما می توانید به سرعت روحیه آنها را با یک طرح پاداش و شناخت بالا ببرید. برای ایجاد تغییر هرگز دیر نیست و هرچه زودتر شروع به شناختن بهترین افراد خود کنید ، آنها بهتر عمل می کنند.

تغییر در فرهنگ اداری

شاید شما فقط یک ادغام را پشت سر گذاشته اید ، یا تعداد قابل توجهی از کارمندان به سمت خود حرکت کرده اند؟به هر دلیلی ، این عوامل می توانند فوق العاده نگران کننده باشند و تأثیر مستقیمی بر فرهنگ اداری داشته باشند. اگر بعد از تغییر سازمانی متوجه تفاوت در رفتار یک کارمند شده اید ، باید به این نتیجه برسید و بپرسید که چه احساسی دارند.

چگونه می توان از نیاز به یک برنامه بهبود عملکرد جلوگیری کرد

قبل از شروع فرآیند بهبود عملکرد ، باید به یک کارمند فرصت زیادی برای تغییر داده شود.

هنگامی که خروجی یک کارمند رنج می برد ، مشکلاتی که عملکرد آنها را کاهش می دهد احتمالاً مدتی است. بنابراین مهم است که علائم اولیه را تشخیص دهید.

معمولاً عواملی که بر بازده تأثیر می گذارند ، همانند مواردی است که تأثیر مضر بر بهزیستی دارند. هنگامی که کارکنان احساس غرق شدن می کنند ، مهم است که از آنها حمایت کنید ، خواه با مزایای اساسی مانند کمک هزینه لندن (برای کارمندان مستقر در لندن) یا یک ابزار مزایای کارمند آنلاین برای کارگران از راه دور. به عنوان مثال ، با سکوی ما ، تیم های شما به Hub Wellness دسترسی دارند ، که دارای منابع بهداشت روان زیادی مانند مراقبه های هدایت شده و موارد دیگر است.

علاوه بر این ، حرکات ساده مانند شناخت کار عالی ، یا جشن سالگرد کار کارمند ، در ایجاد یک رابطه حرفه ای عالی مسیری طولانی را طی می کند. قطب جشن ما حمایت و پاداش دستاوردهای همکاران خود را آسان می کند و به بالا نگه داشتن بهره وری کمک می کند.

8 نکته برای کمک به ایجاد یک برنامه بهبود عملکرد مؤثر

اگر با نگرش یا عملکرد کار یک کارمند در حالت ایستاده قرار دارید و هیچ پیشرفتی یا تلاش برای پیشرفت ندیده اید ، زمان آن رسیده است که یک برنامه بهبود شخصی را شروع کنید.

برای اطمینان از اینکه برنامه های بهبود عملکرد شما مؤثر است و کارمندان خود را برای موفقیت قرار می دهد ، مواردی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید.

• چگونه می توانید یک کارمند را برای PIP آماده کرده و آنها را به اقدامات خود برسانید؟
• پیپ چه اطلاعاتی باید داشته باشد؟
• نقش مدیر در این روند چیست؟
• بعد از استفاده از پیپ چه اتفاقی می افتد؟

در اینجا چند روش برای اطمینان از PIP های شما به شما در رسیدن به اهداف خود کمک می کند

1. ابتدا با کارمند گفتگو کنید

اولین مرحله اقدام شما باید نشستن با کارمند و توضیح وضعیت باشد. لحنی که در اینجا می گیرید کاملاً به اختلاف بستگی دارد اما به طور کلی می خواهید پیپ را به عنوان ابزاری مفید برای رشد شخصی ارائه دهید. داشتن نگرش مثبت در کل فرآیند به هر دو طرف کمک می کند. شما می خواهید به PIPS به عنوان فرصتی برای ادامه کار کارمند خود نزدیک شوید ، نه به عنوان مجازات هایی که می تواند به آن پایان یابد.

راهنمایی مکالمه در مورد رفتارهای آنها به گونه ای مفید است که یک برنامه عملکرد مانند راه حل طبیعی به نظر می رسد. با ارائه حقایق به گفتگو نزدیک شوید و به آنها اجازه دهید نتیجه گیری خود را به دست آورند. همانطور که در:

‘الکس ، به نظر می رسد که این هفته دوباره از اهداف فروش خود کوتاه نیستید. فکر می کنید چطور کار می کنید؟ما قبلاً در این مورد گپ زده ایم و خیلی تغییر نکرده است. فکر می کنید چگونه باید با این حرکت به جلو سر و کار داشته باشیم؟ "

با تبدیل مکالمه در مورد درخواست ورودی کارمند ، شما یک موضوع انضباطی را به یک پروژه خودسازی تبدیل می کنید. این به کارمند کمک می کند تا PIP خود را به عنوان ابزاری که به آنها کمک می کند تا در جهت اهداف شخصی تلاش کنند ، به جای اینکه توسط مدیر خود تعیین شود ، رفتار کند.

مطمئن نیستید که چگونه مکالمه را شروع کنیم؟11 مرحله ساده را برای بهبود ارتباط در محل کار بخوانید.

2. دلایل اصلی مسائل را پیدا کنید

فرایند برنامه بهبود عملکرد فقط در شرایطی مؤثر است که درک آنچه کارمند برای بهبود وجود دارد وجود دارد. این می تواند دانش یا آموزش باشد ، اما همچنین انگیزه یا پشتیبانی تیم آنها است.

فقدان بهره وری همیشه از تنبلی ناشی نمی شود: به خوبی می تواند این باشد که یک کارمند نمی داند چگونه از نرم افزار یا ابزارهای خاصی استفاده کند ، یا اینکه در محل کار حواس پرتی وجود دارد که آنها را از کار خود باز می دارد. به عنوان یک شرکت ، بخشی از شناخت کارمندان در حال درک این است که جنبه های مختلفی وجود دارد که بر بهره وری و کیفیت کار کارمندان تأثیر می گذارد ، گاهی اوقات آنها ارتباط چندانی با خود کارمند ندارند

از جمله این دلایل اصلی در این طرح برای دیدن اینکه آیا راه حل پیشنهادی در واقع مسائل را حل می کند ، مهم است یا اینکه فقط اضافه کردن بار کار اضافی به کارهای موجود کارمند است.

3. فرآیند PIP را با تعیین اهداف قابل دستیابی شروع کنید

در صورت ایجاد اهداف غیرممکن ، هیچ نکته ای برای شروع یک برنامه عملکرد وجود ندارد. این یک روش ناعادلانه برای مجبور کردن مردم از درب است. این به معنای این است که افراد را به سمت بالا بکشیم ، آنها را خاموش کنیم. اگر به دلایل مناسب از PIP استفاده می کنید ، می خواهید کارمند موفق شود ، بنابراین اهدافی را تعیین کنید که این موضوع را منعکس کند.

اول ، "هدف" نهایی این طرح را تصمیم بگیرید. موفقیت این عضو تیم چه خواهد بود؟لازم نیست یک مجموعه OKR یا هر چیز مبتنی بر اعداد باشد ، می تواند به سادگی تمام مهلت های آنها به موقع باشد ، یا اطمینان حاصل کنید که آنها در هفته تعداد مشخصی از تماس ها را انجام می دهند.

هنگامی که نتیجه را تعیین کردید ، چگونه به بهترین شکل برای رسیدن به آنجا کار کنید. در حالت ایده آل ، شما می خواهید اهداف افزایشی را تنظیم کنید که به آرامی عملکرد یک کارمند را ایجاد کند. حرکت در روزها یا هفته ها به سمت یک هدف "ستاره شمالی". آن را کاملاً روشن کنید که در این دوره از آنها انتظار دارید زیرا عدم وضوح به سادگی باعث استرس می شود و به احتمال زیاد مانع رشد آنها می شود.

چارچوب زمانی نیز در اینجا مهم است. به خاطر داشته باشید که باید یک تاریخ شروع و پایان کاملاً مشخص وجود داشته باشد ، در غیر این صورت شما به سادگی یک کارمند را در پاکسازی حرفه ای قرار می دهید.

4- راهنمایی و تقویت مثبت را ارائه دهید

شکی نیست که در مرحله ای ممکن است کارمند مبارزه کند ، یا احساس گم شدن کند ، بنابراین مهم است که خیابان ارتباطات را در کل باز نگه دارید. در حقیقت ، یکی از مهمترین دلایلی که کارکنان از عملکرد خود عقب می روند ، عدم درک یا اعتماد به نفس در مورد آنچه قرار است انجام دهند است.

در طول دوره زمانی تعیین شده برای PIP ، اطمینان حاصل کنید که کارمند شما می داند چه چیزی انتظار می رود و با کارهایی که تعیین شده است احساس راحتی می کند. حداقل ، این امر در ذهن شما سیمان خواهد شد که آیا کارمند به اندازه کافی صلاحیت دارد تا کار خود را انجام دهد. حضور در کمک و ارائه تشویق ، هم کارمند را در مسیر نگه می دارد و نشان می دهد که آنها پشتیبانی شما را دارند.

باز هم ، هیچ فایده ای در تدوین یک برنامه ساختاری بدون ارائه اطلاعاتی در مورد چگونگی تکمیل آن وجود ندارد. شما باید پیپ را به عنوان فرصتی برای شرکت و کارمند در کنار هم ببینید. حفظ نگرش مثبت در طول فرآیند به کل سازمان کمک می کند تا ارزش یک برنامه بهبود عملکرد کارمندان را بشناسد.

5- منابع ، آموزش و زمان لازم را ارائه دهید

اگر انتظار دارید که کارمندان خود مجموعه مهارت های خود را توسعه دهند ، فقط عادلانه است که به آنها منابع و زمان لازم برای انجام این کار را می دهید. هنگام تنظیم یک برنامه بهبود عملکرد کارمندان ، اطمینان حاصل کنید که کارمندان شما برای رسیدن به اهداف خود به چیزهایی که لازم دارند دسترسی دارند و مجبور نیستند خودشان را در زمان خود جستجو کنند.

این می تواند آموزش های اضافی باشد ، اما همچنین زمان بیشتری برای مطالعه یک مهارت جدید است. به خاطر داشته باشید که اگر انتظار دارید که آنها با زمان و منابعی که دارند بهبود یابند (و در حال حاضر با آنها مبارزه می کنند) ، احتمال دارد که آنها حتی ناامید شوند و به سمت شکست حرکت کنند.

با این راهنما مهارتهای نرم مورد نیاز خود را به کارمندان خود بدهید: 15 بهترین مهارت بین فردی که برای هر شغلی به آن نیاز دارید

6. مرتباً وارد شوید

یک پیپ مؤثر فقط یک بار تحویل داده نمی شود ، با یک تاریخ پایان و هدف در ذهن - و روی کاغذ. شما می خواهید هر از گاهی دوباره آن را مجدداً مورد بررسی قرار دهید و ببینید که آیا کارمند به روش های مناسب و با سرعت مناسب در حال بهبود است یا خیر. هدف پیپ کمک به کارکنان برای رسیدن به اهداف خاص است ، اما به همان اندازه مهم است که آنها به آنجا برسند. پس از "تکمیل" یک پیپ ، آنها را سوزانده و یا در جنبه های مختلف وجود ندارد.

بنابراین ، در این طرح ، لحظات و تاریخ های چک و بازخورد جامع کارمندان را درج کنید. با مدیر که از این پرونده آگاه است ، آنچه را که در این پرونده آگاه است ، در مورد این چک های چک کنید و متعهد به حمایت از کارمند در این راه هستید. این ساختار و جهت واقعی را فراهم می کند و به کارمند شما کمک می کند تا در مسیر خود بماند.

7. یک بررسی عملکرد PIP را انجام دهید

پس از اتمام برنامه عملکرد (یا نه) ، باید با یک جلسه بررسی تماس بگیرید ، جایی که مدیر و کارمند برای گفتگو در مورد موفقیت ها و شکست های آن می نشینند. این فقط نباید مکالمه ای در مورد عملکرد فرد باشد بلکه اثربخشی خود برنامه است. آیا آن را به روشی که انتظار داشتید عمل کرده است؟اگر نه ، چرا؟دفعه بعد چه کاری می توانید برای بهبود پروتکل PIP خود انجام دهید؟

این فرصتی برای شما است که به اندازه کارمند رشد کنید ، بنابراین با آن رفتار کنید و لحظه ای را بازتاب دهید.

با توجه به کارمند ، شما باید عملکرد آنها را به صورت جامع مرور کنید: آیا آنها به استانداردی که از آن راضی هستید بهبود یافته اند؟بسیار مهم بودن در مورد جنبه های خاص ، در حالی که نادیده گرفتن برخی از موفقیت های بزرگتر ، یک روش بیهوده برای ارزیابی یک کارمند است. انسانها با ریتمی از قله ها و فرورفتگی ها کار می کنند ، بنابراین سعی کنید به طور تجمعی آنها را داوری کنید.

با بحث در مورد نتیجه با سرپرست خود ، قدم بعدی این است که با کارمند بنشینید و با آنها صحبت کنیم. در این جلسه مشاجره کنید و سؤال کنید ، چگونه آنها احساس کردند که پیپ رفت؟کمک کرد؟مراحل بعدی چه باید باشد؟پس از این ، شما باید ارتباط برقرار کنید که چگونه این بررسی از دیدگاه مدیریتی پیش رفت. اگر آنها استانداردهای تعیین شده را رعایت نکرده اند ، زمان آن رسیده است که بحث در مورد گزینه هایی مانند آموزش بیشتر یا شاید حتی مجدداً مجدداً بحث کنیم.

8. پاداش موفقیت

آخرین نکته مشاوره این است که موفقیت باید جشن گرفته شود. تشویق به پیشرفت و به مشکلاتی که منجر به بررسی عملکرد شده است ، توجه نکنید. اگر یک کارمند به اهداف خود برخورد کرده باشد ، پیپ انجام می شود و گرد و غبار می شود و وقت آن است که به جلو نگاه کنیم. غالباً پس از بررسی ، کارمندان احساس می کنند که در یک مشروط دوم قرار دارند و می توانند کار را به عنوان یک محیط خصمانه مشاهده کنند. بنابراین ، کمی اطمینان خاطر که این شروع یک فصل جدید هرگز از بین نمی رود.

کارهای عالی را با شناخت و پاداش جشن بگیرید!

چه زمانی یک برنامه بهبود عملکرد مناسب است؟

عملکرد اصلی یک بررسی عملکرد ، ارائه یک رویکرد ساختاری برای بهبود ، برای کارمندانی است که به پتانسیل کامل خود دست نمی یابند. در حالی که یک برنامه بهبود عملکرد به شدت مجازات توسط همان نشانه نیست ، و نباید به آرامی اجرا شود.

به عنوان مثال ، قبل از در نظر گرفتن قرار دادن شخصی در پیپ ، از خود بپرسید: این تقصیر کارمند تا چه اندازه است؟آیا این یک شکست از طرف آنها است یا از عوامل بیرونی؟آیا سرپرست آنها شواهد کافی ارائه داده است که مسئله وجود دارد ، یا استانداردهای غیرممکن را تدوین کرده اند. این یک سؤال مهم است که می توان از آن پرسید که گسل در جای دیگری قرار دارد ، باید توسط مدیریت به آن پرداخته شود.

برای مثال ، بگذارید بگوییم شما یک کارمند دارید که یک مسئله مدیریت زمان دارد. برای توجیه قرار دادن آنها در یک برنامه بهبود عملکرد ، این اختلاف باید مکرر باشد و باید بر شغل آنها تأثیر بگذارد.

علاوه بر این ، بهار پیپ بر روی یک کارمند نیز توصیه نمی شود. این باید نتیجه نهایی مکالمه مداوم باشد. اگر سعی کرده اید نگرش یک کارمند را از طریق ترغیب تغییر دهید و هنوز مسئله ای وجود دارد ، زمان آن رسیده است که یک برنامه عملکرد را در نظر بگیرید.

آیا یک برنامه بهبود شخصی گامی به سمت عزل است؟

تصور غلط زیادی در بین کارمندان وجود دارد که یک بار در یک پیپ ، آنها در یک شیب لغزنده به سمت عزل هستند. حال ، در حالی که عدم رعایت PIP می تواند منجر به برکناری شود ، هدف از این طرح این نیست که کارمندان را از درب خارج کنید. این همیشه باید آخرین راه حل شما باشد. به همین ترتیب ، مهم است که این موضوع را برای هر کارمندی که در PIP قرار می گیرد توضیح دهید زیرا احتمال وجود دارد ، آنها از بدترین آنها می ترسند.

سوالات متداول در مورد برنامه های بهبود عملکرد

چگونه می توانید یک برنامه بهبود عملکرد خوب بنویسید؟

یک برنامه بهبود عملکرد خوب برای کمک به کارمندان شما است ، نه مجازات آنها. این همه با شناسایی علل اصلی موضوعات شروع می شود. یک PIP مؤثر در کنار هم قرار گرفته است ، با یک کارمند و مدیر در اطراف یک میز ، و متناسب با هر کارمند جداگانه است. آنچه در یک شرایط کمک می کند ، ممکن است برای شخص دیگری کار نکند. هنگام نوشتن پیپ ، به خاطر داشته باشید که می تواند به عنوان یک کل به کارمند و سازمان شما کمک کند.

اطمینان حاصل کنید که پیپ شما واقع بینانه است. آیا می توانید منابعی را که کارمند برای پیشرفت هایی که باید انجام شود ارائه دهید؟علاوه بر این ، آن را مرتبط نگه دارید: باید روی موضوعات خاص کارمند شما در کار خود تمرکز کند. این کار مقابله با آن را آسان تر می کند. برای این کار ، استفاده از نمونه هایی برای نشان دادن آنچه از کارمند انتظار می رود ، بسیار عالی است و چه رفتارهایی باید از گذشته باشد.

برنامه بهبود عملکرد کارمندان باید شامل چه مواردی باشد؟

• یک برنامه عالی همیشه نقطه شروع و کجا باید برود. چه مناطقی نیاز به پیشرفت دارند؟علت مشکلات موجود چیست؟
• استاندارد مورد انتظار چیست؟تحقق این هدف در پایان بهبود می تواند یک کار دلهره آور به نظر برسد. بنابراین ، اهداف کوچکتر را در بین قرار دهید. این همچنین ساختار بیشتری را به نقاط عطف شما کارمند خود می دهد.
• مراحلی که می خواهید کارمند خود را انجام دهد ، با یک جدول زمانی که شامل چک با مدیر اختصاص داده شده است.
• چه منابع و پشتیبانی توسط شرکت ارائه می شود.

فواید PIP ها چیست؟

هنگامی که یک مدیر مسئله ای را با عملکرد یک کارمند مشخص می کند ، پیدا کردن یک روش ساختاری برای پیشرفت آن دشوار است - چه رسد به حل آن. مکالمه ای که به مشکلات و نتایج مورد انتظار اشاره می کند ، اغلب آن را کاهش نمی دهد و باعث می شود کارکنان حدس بزنند که چه اقداماتی را باید انجام دهند.

یک برنامه بهبود عملکرد ، مدیران و کارمندان را به یک سند آسان برای دنبال کردن استانداردهای مورد انتظار می دهد ، اما همچنین مقابله با پیامدهای عدم رعایت استانداردها را آسان می کند.