مدیریت پروژه: نحوه تهیه یک برنامه استراتژیک

بدون یک فرایند برنامه ریزی استراتژیک مؤثر ، دستیابی به موفقیت در مدیریت پروژه دشوار است. 1 برنامه ریزی استراتژیک با درک اولویت های عملیاتی و در دسترس بودن منابع ، بر آینده یک تجارت متمرکز است ، اهداف استراتژیک روشنی را برای نتایج تجاری مورد نظر و تهیه یک برنامه عملی در مورد چگونگی دستیابی به آنها ارائه می دهد. 2 این فرایند تصمیماتی را ایجاد می کند که جهت یک سازمان را راهنمایی می کند و اطمینان حاصل می کند که این امر با یک محیط در حال تغییر کسب و کار سازگار است. 3

یک برنامه استراتژیک چیست؟

در نهایت ، برنامه ریزی استراتژیک به یک تجارت اجازه می دهد تا دید خود را کنترل کند و نتایج پیش بینی شده را به واقعیت تبدیل کند. این امر بر اهمیت آن برای مدیران پروژه ، که مسئولیت موفقیت یا عدم موفقیت یک پروژه را بر عهده دارند ، تأکید می کند و اطمینان از یک سازمان با بهره وری بهینه است. 4

پنج مرحله از فرآیند برنامه ریزی استراتژیک

برنامه ریزی استراتژیک حس جهت سازمانی را فراهم می کند و در ایجاد اهداف تجاری واقع گرایانه کمک می کند. یک بررسی KPMG نشان داد که وقتی ساختار و منابع سازمان با استراتژی خود هماهنگ می شود ، 27 ٪ پروژه های بیشتر با موفقیت اجرا می شوند. 5 یک سند برنامه ریزی استراتژیک یک صفحه ای روند تصمیم گیری را بهبود می بخشد و به سازمانها اجازه می دهد تا فعال تر باشند ، که این امر به توانایی آماده سازی برای موقعیت های نامطلوب و به حداقل رساندن هرگونه خطرات درگیر کمک می کند. مزایا شامل:

1. پروژه ها با کارآمدتر تکمیل می شوند
2. ارتباطات پروژه 6 افزایش یافته است
3. منابع به طور مؤثر مدیریت می شوند 7
4. تضمین می کند مدیران پروژه تصمیمات آگاهانه بگیرند
5. شانس موفقیت بهبود یافته 8

در حالی که ممکن است در ابتدا کار ایجاد اولیه بسیار زیاد به نظر برسد ، ساده کردن آن به یک فرایند گام به گام باعث می شود که شما هر هدف تجاری را هدف قرار داده و به نتیجه تجاری پیشنهادی خود برسید. این رویکرد پنج مرحله ای را امتحان کنید:

مرحله 1: ماموریت و اهداف شرکت خود را درک کنید

این مرحله اول بر درک استراتژی تجاری فعلی سازمان شما متمرکز است. بدون طرح مشخصی از بیانیه ماموریت و اهداف بلند مدت شما ، ایجاد یک برنامه استراتژیک موفق تقریباً غیرممکن است. 9 عملکرد گذشته و حال را برای ارزیابی انتقادی موقعیت استراتژیک خود و شناسایی نحوه:

• بر نقاط قوت خود بنا کنید
• نقاط ضعف
• از فرصت های رشد استفاده کنید
• تهدیدهای احتمالی 10 را تشخیص دهید

دانشگاه کیپ تاون (UCT) مدیریت پیشرفته پروژه پیشرفته آنلاین ، با تمرکز محکم بر مهارت های استراتژیک ، همچنین به شما در تراز کردن فعالیت های مدیریت پروژه با اهداف اصلی سازمان خود کمک می کند تا تغییر واقعی ایجاد کند.

مرحله 2: منابع و قابلیت ها را ارزیابی کنید

تجزیه و تحلیل منابع تجارت بسیار مهم است ، زیرا تعیین می کند که آیا می توانید یک برنامه استراتژیک مؤثر را اجرا کنید. 11 این طرح باید کلیه دارایی های موجود ، از جمله امور مالی ، کارمندان و تجهیزات را ارزیابی کند. علاوه بر این ، باید قابلیت های تجاری را بررسی کند و هرگونه آسیب پذیری سازمانی را شناسایی کند. 12 این به مدیریت اجازه می دهد تا از نوع و میزان مناسب منابع دفاع کند تا به طور دقیق از اهداف سازمان پشتیبانی کند. 13

مرحله 3: پیش بینی های آینده را ایجاد کنید

دو مرحله اول به شما کمک می کند تا اولویت های استراتژیک کسب و کار خود و منابع مربوطه برای پرداختن به آنها را تعیین کنید ، اما چگونه می توانید اهداف کوتاه مدت را برای دستیابی به اهداف کلی خود تعیین کنید؟این لیست را به عنوان نقطه شروع در نظر بگیرید:

• اهداف واضح و خاص را تعیین کنید
• پیشرفت هر هدف را برای ایجاد انگیزه پیگیری کنید
• واقع بینانه باقی مانده و اهداف تعیین کننده ای را چالش برانگیز دارند ، اما قابل دستیابی هستند
• اطمینان حاصل کنید که اهداف برای اهداف کلی تجارت شما مرتبط و سودمند هستند
• برای ایجاد حداکثر کارآیی ، یک هدف زمانی را برای هر هدف درج کنید

این فرآیند به سازمانها اجازه می دهد تا بیانیه بینایی را ایجاد کنند. در حالی که پیش بینی آینده غیرممکن است ، اطمینان حاصل می شود که یک دیدگاه یکپارچه در شرکت به تعریف چشم انداز آینده نگر تجارت شما کمک می کند. 14

مرحله 4: روش تحقق اهداف استراتژیک تجاری را تعیین کنید

هنگامی که بیانیه دیدگاه کسب و کار خود را ایجاد کردید ، مرحله بعدی تهیه یک برنامه عملی است. تعیین روند عملی که برای رسیدن به اهداف کوتاه مدت خود انجام خواهید داد می تواند مهمترین گام در یک برنامه استراتژیک باشد و می تواند مستقیماً بر زمان لازم برای دستیابی به اهداف استراتژیک کسب و کار شما تأثیر بگذارد. 15

برنامه اقدام باید وظایف کوتاه مدت را که برای دستیابی به هر یک از اهداف تجاری خود انجام می شود ، تشریح کند و به طور مؤثر نحوه بودجه زمان ، سرمایه انسانی و امور مالی را به طور مؤثر ارتباط برقرار کند. 16 این طرح تضمین می کند که هر شخص به دلیل سهم خود در دستیابی به اهداف اصلی پاسخگو باشد.

اگر در این مرحله مشخص شود که برنامه ریزی استراتژیک به طور نادرست اجرا شده است ، استراتژی سازمان شما باید دوباره مورد بررسی قرار گیرد. پالس PMI PLAS از حرفه ای 2018 نشان داد که 82 ٪ از مدیران مدیریت پروژه بر این باورند که درس های آموخته شده از اجرای استراتژی ناموفق به تدوین استراتژی بازگردند تا اطمینان حاصل شود که تجارت شما در سه سال آینده رقابتی باقی می ماند. 17

مرحله 5: اطمینان حاصل کنید که این طرح تکامل می یابد

این مهم است که تشخیص دهیم که یک برنامه استراتژیک در سنگ تنظیم نشده است. فرض بر این است که این طرح یک کار مداوم در حال پیشرفت یا "سند زنده و تنفس" است. 18 برای اطمینان از عملکرد استراتژیک به روش در نظر گرفته شده ، مهم است که به طور مرتب آن را مرور کنید و در صورت لزوم تنظیمات لازم را انجام دهید. 19

مزایای برنامه ریزی استراتژیک قوی در مدیریت پروژه

مزایای بی شماری برای برنامه ریزی استراتژیک قوی ، هم برای سازمان و هم برای مدیر پروژه وجود دارد. برنامه ریزی استراتژیک:

• کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه افراد در یک سازمان از دید و اهداف شرکت آگاه هستند و می دانند که چگونه کار آنها به این اهداف کمک می کند
• جهت گیری و تمرکز به مدیران پروژه ، که می توانند هنگام تصمیم گیری در مورد اولویت ها ، منابع و خطرات ، از اهداف استراتژیک به عنوان راهنما استفاده کنند
• ارتباطات بهتر بین سازمان و ذینفعان آن را تسهیل می کند ، زیرا همه از جهت استراتژیک و چگونگی دستیابی به آن آگاه هستند
• تصمیم گیری را با ارائه چارچوبی برای ارزیابی گزینه ها و معاملات تجاری بهبود می بخشد
• احتمال موفقیت را با شناسایی و پرداختن به خطرات در اوایل افزایش می دهد
• کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که از منابع به طور مؤثر و مؤثر استفاده می شود ، زیرا مدیران پروژه می توانند پروژه های خود را با اهداف استراتژیک تراز کنند

موفقیت یک برنامه استراتژیک به مردم و سیستم های درگیر در ایجاد آن متکی است. بنابراین ، بسیار مهم است که افراد مناسب در فرایند برنامه ریزی استراتژیک شرکت کنند و اهداف تجاری و همچنین نحوه دستیابی به آنها به وضوح ابلاغ می شود. برای انجام این کار ، باید احساس مسئولیت پذیری بیشتری داشته باشد. دروس آموخته شده در توسعه برنامه استراتژیک باید در فرآیندهای برنامه ریزی آینده گنجانیده شود ، در حالی که به طور مداوم برنامه را تعریف می کند تا اطمینان حاصل شود که شما در جهت دستیابی به چشم انداز و اولویت های کلی خود تلاش می کنید.