2 نوع دانش و منظور آنها برای مدیریت دانش

هر شرکت یا سازمانی موفق در جهان بر اساس همان پایه ساخته شده است: دانش.

و این منطقی است ؛از این گذشته ، اگر یک شرکت در اطراف دانش ساخته نشده باشد - دانش مشتری ، دانش فرآیندهای داخلی و خارجی کارآمد ، دانش بازار که در آن شرکت فعالیت می کند و موارد دیگر - به سادگی قادر به کار در این کشور نیستاولین مکان.

اما این همه عمیق تر از این است که به سادگی اطمینان حاصل شود که سازمان شما از کارمندان با استعداد و آگاه تشکیل شده است.

طبق استانداردهای امروز ، بسیار مهمتر است که پایه ای را ایجاد کنید که این استعداد و دانش در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شود.

شما باید مدیریت دانش را پیاده سازی کنید.

اما ابتدا ، شما باید دو نوع دانش تجاری را که مدیریت خواهید کرد ، بدانید.

دو نوع دانش تجاری

در یک زمینه تجاری ، دانش به هرگونه اطلاعاتی اشاره دارد که یک فرد یا تیمی در سازمان شما می تواند ارائه دهد که شرکت شما را قادر می سازد تا کارآمدتر را اجرا کند.

نوع اول دانش کسب و کار دانش صریح است - هر دانش که مستند و به اشتراک گذاری آسان است.

هنگامی که یک تیم بازاریابی یک قیف فروش خاص ایجاد می کند ، می تواند جنبه های مختلف این روند را مستند کند ، مانند دلیل منطقی آنها برای استفاده از یک بستر خاص ، چرا آنها محتوای خاصی را برای یک شخصیت خاص ، مستندات انطباق آنها استفاده می کنند ، و غیره.

این اطلاعات صریح به همه تیم های دیگر درگیر (به عنوان مثال ، فروش ، خدمات و پشتیبانی) اجازه می دهد تا درک بهتری از مسیر خرید مشتری برای خرید داشته باشند.

در مقابل ، نوع دوم دانش کسب و کار دانش ضمنی است.

دانش ضمنی به مهارتها و دانشهای آموخته شده توسط کارشناسان در طول سالها تمرین و تجربه اشاره دارد که به سادگی نمی توان آنها را آموزش داد* - به تنهایی کلمات را بیان می کند.

(*امکان برقراری ارتباط دانش ضمنی وجود دارد ؛ بعداً به آن خواهیم رسید.)

نمونه ای از دانش ضمنی در سناریویی که در بالا توضیح داده شد ، این است که چگونه فروشنده ای که پس از یک رهبری به دست می آید واجد شرایط بوده و به سرعت "جادوی خود را کار می کند" برای بسته شدن معامله در زمان ضبط.

در حالی که فروشنده ممکن است این روند را طی کرده باشد که گویی طبیعت دوم برای او است ، توضیح دقیقاً غیرممکن است که او برای بستن فروش به چنین روشی به ظاهر بی دردسر انجام داد.

مدیریت دانش: چیست و چرا به آن احتیاج دارید

مدیریت دانش فرآیند ایجاد ، ذخیره و حفظ دانش و همه دانش های قابل اجرا توسط اعضای تیم در یک سازمان است. این شامل دانش صریح و ضمنی است ، بنابراین برای مدیریت هر دو به سیستمی نیاز دارید.

یک تن مزایا برای مدیریت دانش مناسب وجود دارد. همانطور که در بالا به آنها اشاره کردیم ، هرچه کارمندان شما "در آگاه" بیشتر باشند - حتی در مناطقی که به طور مستقیم روی آنها تأثیر نمی گذارند - روند کلی شما می تواند باشد.

همراه با آن

ارتباطات و همکاری پیشرفته ای که از مدیریت دانش ناشی می شود ، باعث می شود اثر هم افزایی اتفاق بیفتد ، که در آن جمع کلیه دانش در یک سازمان در کنار هم بسیار ارزشمندتر از هر بخش از دانش به صورت جداگانه است.

همچنین ، شایان ذکر است که درک بهتری از چگونگی جاسوسی همه جنبه های یک سازمان در کنار هم به هر یک از این جنبه ها اجازه می دهد تا در نقاط مختلف زمان ارزش خود را به جدول بیاورند. از آنجا که همه افراد در یک سازمان مسئولیت ارائه دانش به شرکت را به نوعی خواهند داشت ، این واقعیت را تقویت می کند که دانش و استعدادهای همه برای موفقیت سازمان به طور کلی ضروری است.

چه بر اساس یک فرد و چه در سطح شرکت ، مدیریت دانش برای همه افراد درگیر مفید است-تا زمانی که شما به روشی استراتژیک و عمدی در مورد آن پیش بروید.

نمونه هایی از مدیریت دانش

در عمل ، مدیریت دانش می تواند مانند هر یک از موارد زیر باشد:

• پرونده های قابل اشتعال
• بانک اطلاعاتی مواد آموزشی
• تیم های متخصص داخلی
• کتابچه راهنمای کار خاص نقش
• نرم افزار مدیریت کار

سازمانها به طور معمول در برنامه مدیریت دانش خود از روشهای مختلفی استفاده می کنند. نمونه های بیشتری از مدیریت دانش در عمل را در بهترین شیوه های ما در زیر مشاهده خواهید کرد.

4 مدیریت دانش بهترین روشهای اجرای

در حالی که مدیریت دانش به هیچ وجه یک فرآیند ساده یا کوتاه نیست ، ما به سرعت می خواهیم بهترین شیوه های اساسی یک ابتکار عمل KM مناسب را طی کنیم - که به شما امکان می دهد به سرعت در تلاش های خود شروع کنید. بیایید شیرجه بزنیم

1. با تغییر فرهنگ شروع کنید

یکی از اولین موضوعاتی که احتمالاً هنگام هدایت ابتکار عمل جدید مدیریت دانش خود با آن روبرو خواهید شد این است که برخی از کارمندان شما ممکن است چندان در معرض تغییر نباشند.

در بعضی موارد ، شما کارمندانی خواهید داشت که نمی توانند ببینند که چرا آنها باید به افراد دیگر در سازمان آموزش دهند که چگونه کار خود را انجام دهند. در موارد دیگر ، شما افرادی خواهید داشت که نمی دانند چرا آنها باید یاد بگیرند که چگونه کارهای دیگران را انجام دهند. و البته ، شما برخی از کارمندان خواهید داشت که در هر دو دسته قرار می گیرند.

در این مواقع ، کار شما این است که این کارمندان را به دیدن تصویر بزرگ سوق دهید.

آنها باید درک کنند که مدیریت دانش به معنای لازم نیست کار بیشتری انجام دهد و یا انتخاب شخص دیگری را برای شخص دیگری انتخاب کند. در عوض ، مدیریت دانش در مورد به اشتراک گذاری اطلاعات و "دانش" است تا همه بتوانند وظایف خود را بهتر انجام دهند.

در حالی که ممکن است کار بیشتری به پیش ببرد ، ضروری است که اعضای تیم شما بدانند که زمان و انرژی آنها و هم تیمی هایشان در مدیریت دانش سرمایه گذاری می کنند ، در نهایت باعث می شود شغل همه افراد بسیار آسان تر شوند.

2. دانش را برای تمرکز بر روی

همانطور که قبلاً نیز اشاره کردیم ، مدیریت دانش دو نوع دانش را در نظر می گیرد: صریح و ضمنی.

البته ، هر شرکتی در جهان دارای دانش صریح و ضمنی است که برای آن سازمان خاص منحصر به فرد است. حتی دو شرکت مشابه که در همان صنعت فعالیت می کنند می توانند مجموعه دانش بسیار متفاوتی داشته باشند که در نهایت نحوه انجام هر شرکت را تغییر می دهد.

برای تعیین دانش سازمان شما باید روی توسعه متمرکز شود ، می توانید از چیزی به نام نقشه دانش استفاده کنید.

ایجاد یک نقشه دانش به شما امکان می دهد تا جنبه های مختلف سازمان خود را تجسم کرده و آنها را به جنبه های خاص تر (و حتی بیشتر در صورت ضمانت نامه) تقسیم کنید. در یک نقشه دانش ، می توانید اطلاعاتی مانند موارد زیر را درج کنید:

• چه دانش/اطلاعاتی شناخته شده است
• چه کسی می داند یا مسئول شناختن یک دانش دانش است (و همچنین چه کسی می تواند از دانستن آن بهره مند شود)
• خواه دانش صریح باشد یا ضمنی

در انجام این کار ، شما مرحله بعدی روند را تعیین کرده اید.

3. نحوه ایجاد ، ذخیره و به اشتراک گذاری دانش را تعریف کنید

پس از تعریف اطلاعات فوق ، می توانید برنامه ریزی نحوه ایجاد و توزیع یک بخش خاص از دانش را آغاز کنید. به یاد داشته باشید ، نحوه انجام این همه این بستگی به این دارد که آیا ما در مورد دانش صریح یا ضمنی صحبت می کنیم.

همانطور که قبلاً نیز اشاره کردیم ، دانش صریح تعریف و برقراری ارتباط کمی ساده تر است. هنگام ایجاد یک دانش دانش در اطراف فرآیندهای خاص خاص ، نقاط داده و سایر اطلاعات از این نوع ، فقط باید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات به صورت واضح و قابل درک ارائه می شود - و ارزش دانش به همان اندازه واضح است.

از آنجا که دانش ضمنی به بهترین وجه از طریق تظاهرات و مشاهده (به جای توضیح) ارتباط برقرار می شود ، برای نشان دادن هر قطعه از دانش ضمنی متعلق به سازمان خود باید یک رویکرد لجستیکی را تعیین کنید.

این ممکن است به معنای ضبط ویدئویی از کارمندان خود "در عمل" باشد (به عنوان مثال ، نشان دادن یک فرآیند خاص یا استفاده از یک محصول). در موارد دیگر ، ممکن است شما نیاز به صحبت کردن در این عمل داشته باشید ، به اصطلاح ، و توجه به روشی که در مورد یک روند خاص پیش رفته اند (و بحث و مستند سازی چرا رویکرد آنها بسیار مؤثر بوده است).

این که آیا شما برای برقراری ارتباط با دانش صریح یا ضمنی (یا هر دو) ، محتوای متن ، تصویر و یا مبتنی بر فیلم ایجاد می کنید ، انواع مختلفی از ابزارهای مدیریت دانش وجود دارد که به شما در تحقق اهداف خود کمک می کند.

نرم افزار دانش پایه مانند HelpJuice به شما امکان می دهد دانش و محتوا را در یک پایگاه داده متمرکز که توسط تیم خود قابل دسترسی است (و در بسیاری موارد مشتریان خود) ذخیره کنید.

ویکی ها می توانند یک راه حل مفید دیگر برای ذخیره دانش که کارمندان یا مشتریان می توانند به آن دسترسی پیدا کنند ، باشد.

علاوه بر این ، نرم افزارهای ارتباطی مانند Slack ، Chanty یا Unison ارسال و دریافت اسناد و پرونده ها را آسان می کند و با توجه به به روزرسانی های پایگاه داده و موارد مشابه ، در تماس هستیم.

همچنین می توانید از ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello ، Basecamp یا Asana به عنوان بخشی از فرآیند ارتباطات و همکاری استفاده کنید.

به طور کلی ، هدف شما در این مرحله اطمینان از دانش و اطلاعاتی است که تیم های شما در سازمان ایجاد می کنند و به کارآمدترین روش ممکن ایجاد و تحویل داده می شوند - و به گونه ای که تضمین می کند همه افراد در سازمان بتوانند در هر زمان مورد نیاز خود به آن دسترسی پیدا کنند.

4- به بهبود دانش و تلاش های مدیریت دانش خود ادامه دهید

دانش امروز از طریق سازمان شما می تواند با گذشت زمان ، منسوخ و حتی منسوخ شود. این می تواند به دلایل مختلف اتفاق بیفتد:

• توسعه و انتشار یک محصول جدید
• تغییر در فرآیندهای سازمان شما
• تغییر در روند کلی در سراسر صنعت شما

در این صورت ، شما می خواهید از نظر نگه داشتن دانش خود به عنوان قوی و به روز بودن ، کاملاً هوشیار باشید.

بهترین دوره عمل این است که از نظر عمدی و منظم باشید. یعنی به جای دیدن توسعه ، ارتباطات و مدیریت دانش به عنوان "خوب و خوب" در سازمان خود ، شروع به ساختن این فرایندها در روال استاندارد سازمان خود کنید:

• مدیریت دانش را در توضیحات پروژه و جدول زمانی خود درج کنید.
• "ماندگاری" را برای اسناد دانش خود تعیین کنید (حداکثر زمانی که می تواند قبل از تجدید نظر در اسناد گفته شده به نوعی) بگذرد).
• تعمیر و نگهداری برنامه ریزی شده را به اسناد دانش خود بر اساس ماهانه ، سه ماهه و سالانه انجام دهید.

هنگامی که ابتکارات مدیریت دانش شما به پایان رسیده و در حال اجرا است ، این تعمیر و نگهداری مداوم به تمرکز اصلی شما تبدیل می شود.

این که آیا این یک دانش موجود را اضافه می کند ، یک دانش جدید را اضافه می کند ، یا با یک دانش منسوخ به طور کلی از بین می رود ، همیشه کاری وجود خواهد داشت که می توانید برای بهبود تلاش های مدیریت دانش خود انجام دهید.

بیوگرافی نویسنده:

Emil Hajric بنیانگذار و مدیرعامل HelpJuice - یک شرکت نرم افزاری قدرتمند مدیریت دانش است. EMIL یک متخصص یادگیری سازمانی و نویسنده مدیریت دانش است: یک راهنمای نظری و عملی برای مدیریت دانش در سازمان شما